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Dir. Adj. de Administração

Apresentação

À Diretoria Adjunta de Administração - DAA, órgão subordinado à Diretoria Geral do câmpus, incumbida de coordenar a implementação, o controle e avaliação das atividades de caráter operacional para o pleno funcionamento do câmpus, compete:

I. Assessorar a Diretoria Geral em assuntos relacionados ao planejamento, desenvolvimento, controle e avaliação da administração orçamentária, financeira, patrimonial e Gestão de Pessoas;

II. Gerenciar as atividades relacionadas ao planejamento orçamentário do câmpus;

III. Subsidiar a Diretoria Geral com informações referentes à previsão e ao consumo realizado de todos os recursos disponíveis;

IV. Elaborar propostas de melhorias da infraestrutura, participar dos processos para as licitações e acompanhar a execução dos contratos;

V. Propor à Direção Geral elaboração ou alteração de normas e procedimentos administrativos para organização das rotinas de trabalho e a padronização de serviços;

VI. Elaborar relatórios dos serviços e atividades desenvolvidas sob sua responsabilidade;

VII. Realizar estudos e propor medidas para o aprimoramento dos métodos e técnicas de trabalho;

VIII. Acompanhar a execução das ações dos Planos Plurianuais (PPAs) do Governo Federal, através do sistema SIMEC, módulo PPA;

IX. Manter as certidões do câmpus em situação regular e responsabilizar-se pelas providências necessárias para regularização junto aos órgãos competentes quando vencidas;

X. Responsabilizar-se pelos bens patrimoniais pertencentes ou em uso nos ambientes da Gerência Administrativa - GAD;

XI. Gerenciar as Coordenadorias subordinadas;

XII. Gerenciar e responsabilizar-se pelas atividades relacionadas à Gestão de Pessoas:

a.  Encaminhar à Diretoria de Recursos Humanos - DRH as informações referentes às faltas, atrasos e reposições de horas de trabalho dos servidores do Campus;

b.  Coordenar, orientar, acompanhar, avaliar e registrar as atividades e processos relacionados à manutenção e à progressão funcional dos servidores do Campus;

c.   Disponibilizar informações para a atualização dos sistemas SIAPE, SIAPECAD e Sistemas IFSP;

d.  Manter a distribuição dos contra-cheques e demais documentos aos servidores do câmpus;

e.  Participar do planejamento de Programas de Capacitação de Pessoal para os servidores do câmpus;

f.    Coordenar o processo de “Avaliação de Desempenho” dos servidores em estágio probatório;

g.  Coordenar em conjunto com a Gerência Educacional - GED os processos seletivos para contratação de docentes substitutos;

h.  Divulgar, no âmbito do câmpus, e observar o fiel cumprimento dos dispositivos legais, regulamentos e demais atos normativos pertinentes à Gestão de Pessoas;

i.    Elaborar relatório anual das atividades desenvolvidas;

j.    Disponibilizar informações de processos de interesse do servidor e da Instituição;

k.   Organizar e manter atualizado o arquivo de legislação pertinente aos Recursos Humanos - RH;

l.    Acompanhar os processos de integração de novos servidores;

m. Elaborar e publicar relatórios e boletins periódicos dos serviços e atividades desenvolvidas.

XIII. Gerenciar e responsabilizar-se pelas atividades relacionadas à Gestão Orçamentária e Financeira:

a.  Assinar, solidariamente com o Ordenador de Despesa, os documentos de ordem orçamentária e financeira para providências de pagamentos;

b.  Efetuar o acompanhamento e controle orçamentário do câmpus, propondo reformulações para adequação às necessidades;

c.   Acompanhar os créditos adicionais por meio dos sistemas governamentais;

d.  Controlar a aplicação dos recursos orçamentários e extra-orçamentários, mantendo o controle do orçamento e opinando sobre eventuais alterações de programação;

e.  Controlar os planos de trabalhos referentes às descentralizações de crédito e aos convênios, no que tange à parte orçamentária;

f.    Verificar a disponibilidade orçamentária para alocação de recursos em processos que envolvam pagamento de despesas diversas;

g.  Manter as planilhas e sistemas internos de controle orçamentário atualizadas;

h.  Elaborar relatórios de acompanhamento da situação orçamentária do câmpus;

i.    Efetuar os procedimentos necessários para pagamento de despesas: emissão de empenhos, liquidação das despesas e emissão de ordens bancárias;

j.    Proceder à consulta dos fornecedores junto ao Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores - SICAF, quando da emissão de notas de empenhos e pagamentos, notificando empresas com situação irregular;

k.   Encaminhar os documentos emitidos, pertinentes à área financeira, para assinatura do Ordenador de Despesa;

l.    Proceder ao detalhamento orçamentário do plano interno do câmpus, por unidade gestora responsável;

m. Solicitar recursos financeiros e orçamentários à Reitoria;

XIV. Gerenciar e responsabilizar-se pelas atividades relacionadas à Gestão Contábil:

a.  Organizar o processo de tomada de contas do Ordenador de Despesa, na forma da legislação pertinente;

b.  Acompanhar e prestar informações aos órgãos de auditoria internos e externos;

c.   Providenciar aberturas de contas de “Suprimento de Fundos” através de cartão coorporativo do Governo Federal junto ao Banco do Brasil;

d.  Analisar para aprovação, através do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP, as prestações de contas de diárias recebidas pelos servidores e/ou colaboradores eventuais;

e.  Acompanhar as prestações de contas dos responsáveis pelos “Suprimentos de Fundos” do câmpus, verificando a regularidade no uso de cartões corporativos do Governo Federal e comunicando ao Ordenador de Despesa sobre qualquer irregularidade verificada no uso dos mesmos;

f.    Emitir recibos de pagamentos efetuados por terceiros, relativos a arrendamentos e outros depósitos que venham a exigir recebimentos;

g.  Controlar o movimento e o saldo dos recursos orçamentários executados;

h.  Proceder à conformidade contábil dos documentos lançados no Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAFI;

i.    Apropriar no SIAFI ou SIASG os contratos do Campus

j.    Organizar o processo de prestação de contas dos convênios firmados com outras entidades;

k.   Manter atualizado junto aos órgãos competentes o cadastro do CNPJ do câmpus;

l.    Controlar as liquidações de empenhos, inclusive a análise dos processos inscritos em restos a pagar, para possível cancelamento;

m. Conciliar periodicamente os movimentos e saldos orçamentários em função dos valores contratuais empenhados;

XV. Gerenciar e responsabilizar-se pelas atividades relacionadas à Conformidade de Gestão:

a.  Avaliar o atendimento por parte da Unidade Gestora - UG, relativo aos procedimentos de concessão e prestação de contas de “Suprimento de Fundos” e de “Concessão de Diárias”;

b.  Verificar o cumprimento dos contratos em vigor, celebrados entre a Unidade Gestora - UG e empresas prestadoras de serviços e fornecedoras de materiais;

c.   Acompanhar a alocação e utilização das dotações orçamentárias destinadas à Unidade Gestora - UG;

d.  Certificar os registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAFI e a existência de documentos hábeis que comprovem as operações;

e.  Notificar os setores competentes sobre qualquer irregularidade nos lançamentos efetuados na Unidade Gestora - UG, bem como nos processos de licitações, dispensas, inexigibilidades, suprimentos de fundos e demais;

f.    Manter arquivados, em ordem cronológica e por modalidade, todos os processos e documentos relativos às licitações, dispensas, inexigibilidades, contratos, suprimentos de fundos, convênios e/ou similares.

g.  Registrar no SIAFI o resultado apurado na verificação realizada dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial;

h.  Verificar se os registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial efetuados pela Unidade Gestora foram realizados em observância às normas vigentes;

XVI. Designar servidores substitutos, no âmbito da Gerência Administrativa, para o exercício de Funções Gratificadas - FG’s, quando das férias ou afastamentos de longa duração dos seus servidores titulares;

XVII. Desenvolver as atividades em consonância com as diretrizes emanadas pela Pró-Reitoria de Administração - PRA;

XVIII. Desempenhar outras atividades pertinentes que lhe forem designadas pelo Diretor Geral do câmpus;

 

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